Unser Auftraggeber renoviert und saniert Häuser und Wohnungen. Hierfür plant und leitet er die gesamte Baustellenabwicklung inklusive aller Gewerke und Nachunternehmer die hierfür zum Einsatz kommen.
Um die Planung als auch die Abwicklung solch komplexer Bauvorhaben vorzunehmen, verwendet er eine browserbasierte Webanwendung.
Erstes Projekt: Vernetzung mit Nachunternehmern
In einem ersten Vorhaben, das von Go Digital gefördert wurde, haben wir dieser Webanwendung um folgende Punkte erweitert:
- Die Nachunternehmer, welche die unterschiedlichen Gewerke bei einem Bauvorhaben ausführen und von unserem Auftraggeber geleitet und geplant werden, haben einen eigenen Zugang zu der Webanwendung bekommen.
- Hierfür musste die vorhandene Anwendungsstruktur um die Funktion von unterschiedlichen Rollen mit unterschiedlichen Rechten erweitert werden, da die Nachunternehmer nicht die gleichen Berechtigungen haben dürfen wie die Mitarbeiter unseres Auftraggebers.
- Es wurde ein neues Modul entwickelt, über das die Nachunternehmer in den Abwicklungsprozess eines Bauvorhabens mit eingebunden wurden.
- Digitale Erstellung von Angeboten für die Nachunternehmer.
- Digitale Beauftragung des Nachunternehmers.
- Digitaler Fortschrittsnachweis der einzelnen Gewerke inklusive Fertigmeldung.
- Digitale Rechnungsstellung an den Auftraggeber.
- Es wurde ein rollenabhängiges Dashboard entwickelt, welches den einzelnen Benutzergruppen der Webanwendung einen Überblick über die Aufträge gibt in die sie eingebunden sind und auflistet, welche Aufgaben hier als nächstes zu erledigen sind. Durch diese Übersicht können die Aufgaben, welche bei der Verwaltung und Planung von Bauvorhaben anfallen, strukturiert und fokussiert bearbeiten werden. Jeder Benutzer hat zu jedem Zeitpunkt einen Überblick über den aktuellen Stand eines Bauvorhabens.
- Es wurde die Funktion implementiert Dokumente oder andere Dateien mit einem Auftrag (Bauvorhaben) zu verknüpfen, welche für diesen wichtig sind. Durch dieses integrierte, digitale Dokumentenmanagement sind alle wichtigen Informationen zu einem Auftrag zu jeder Zeit greifbar.
- Es wurde die Möglichkeit geschaffen, wenn nötig, Aufträge stornieren zu können.
- Die Datenstruktur und Oberfläche der vorhandenen Aufträge wurden um die Möglichkeit erweitert an einen bestehenden Auftrag einen Nachauftrag anzuhängen.
Dieses erste Projekt hat die Möglichkeiten der Digitalisierung in der Kooperation zwischen den Geschäftspartnern aufgezeigt und zugleich bedeutende Effizienzgewinne ermöglicht.
Die Digitalisierung der Geschäftsprozesse unseres Auftraggebers ist aber noch nicht vollständig. Das erste Projekt hat zugleich Möglichkeiten aufgezeigt, um mit Hilfe weiterer Digitalisierungsschritte eine umfassende Integration zu erzielen.
Zweites Projekt: Vollständige Integration der Geschäftsprozesse
In einem weiteren Vorhaben sollen diese weiteren Schritte, welche für die Abwicklung von komplexen Bauvorhaben mit unterschiedlichen Gewerken und Nachunternehmern essentiell sind, digitalisiert und in diese Zuge sicherer und effizienter gestaltet werden.
- Aus diversen Gründen kann es auf Baustellen zu einem Baustopp kommen. Aktuell ist dies mit Zeit- und Ressourcenverlusten verbunden, da erst alle betroffenen Nachunternehmer händisch informiert werden müssen. Auch für die Neuplanung und Wiederaufnahme eines Auftrages, der nicht mehr wie ursprünglich geplant durchgeführt werden kann, bedarf es aktuell noch umständlicher und aufwändiger manueller Schritte.
In Zukunft soll innerhalb der Webanwendung ein Baustopp für einen Auftrag verhängt werden können. Dieser Auftrag wird dann „eingefroren“ und alle beteiligten Nachunternehmer werden darüber automatisch und unverzüglich informiert.
Durch das „Einfrieren“ soll im Anschluss eine Überarbeitung des Auftragsplanes erfolgen können. Wenn der Auftrag dann wieder freigegeben wird, werden alle betroffenen Nachunternehmer erneut automatisch und unverzüglich informiert und können sich einen Überblick über die neue Lage verschaffen. Auf diese Weise kann sowohl der Auftraggeber als auch der Nachunternehmer schneller auf Veränderungen reagieren, was beiden Zeit und damit Geld spart. - Aktuell kann es durch den temporären Ausfall von Mitarbeitern unseres Auftraggebers zu einer Unterbrechung des Arbeitsprozesses und des Informationsaustausches kommen, was einen erheblichen Verzug in laufenden Bauvorhaben zur Folge haben kann. Dies kostet sowohl den Auftraggeber als auch den Nachunternehmer Zeit und dadurch Geld.
Aus diesem Grund soll die Datenstruktur und Oberfläche der vorhandene Webanwendung um eine Vertretungsmöglichkeit erweitert werden.
Da alle nötigen Informationen in der Webanwendung vorhanden sind, um einen Auftrag zu koordinieren, soll eine einfache Möglichkeit geschaffen werden, einem Mitarbeiter unseres Auftraggebers für einen definierten Zeitraum eine Vertretung zuzuweisen. Als Folge dieser Verknüpfung soll die Vertretung auf alle Aufgaben im Dashboard und Aufträge des vertretenden Mitarbeiters zugreifen können.
Durch eine solche Umsetzung kann innerhalb kürzester Zeit ein Mitarbeiter einen verhinderten Kollegen vertreten und wird automatisch mit allen nötigen Informationen zur Bewältigung seiner Aufgaben vom der Webanwendung versorgt. - Bei der Durchführung einer Sanierung oder Renovierung gibt es unterschiedliche Momente, in denen es in Deutschland Pflicht ist, gewissen Dokumente vorweisen zu können. So kann z.B. nach einer Elektro- oder Gasinstallation ein nötiges Zertifikat vom durchführenden Nachunternehmer erstellt werden müssen, oder ein Nachunternehmer muss ein nötiges Zertifikat vorweisen können, um gewissen Tätigkeiten überhaupt durchführen zu dürfen.
Die Sicherstellung des Vorhandenseins und der Aktualität dieser Dokumente soll in Zukunft durch die Webanwendung transparent und übersichtlich organisiert werden. Die Datenstruktur und Oberfläche sollen erweitert werden, um die nötigen Regeln für die Pflichtdokumente einstellen zu können.
Auf diese Weise soll das System in den bestimmten Prozessen automatisch vom Benutzer das erforderliche Pflichtdokument verlangen, welches anschließend im System hinterlegt wird. Durch die Digitalisierung dieses Prozesses kann ein Fehlen solcher Pflichtdokumente praktisch nicht mehr vorkommen. - Um den Arbeitsablauf eines Bauvorhabens zu dokumentieren und den erforderlichen Informationsaustausch zwischen unserem Auftraggeber und dem Bauherren zu ermöglichen, werden sogenannte Bautagebücher geführt. Aktuell können diese Bautagebücher nicht in der verwendeten Webanwendung gepflegt werden. Dies führt zu unnötigen Medienbrüchen.
In Zukunft soll ein solches Bautagebuch in der Webanwendung selbst gepflegt werden können. Zusätzlich soll es für den Austausch des Bautagebuches die Möglichkeit geben, dieses zu exportieren. Da alle Informationen zu einem Bauvorhaben ohnehin in der Webanwendung erfasst sind, kann so eine doppelte Datenhaltung, welche zu einer Dateninkonsistenz führen kann, vermieden werden. Durch die Implementierung eines Exports des Bautagebuches kann auf diese Weise ein umfassender und einheitlich strukturierter Informationsaustausch zwischen unserem Auftraggeber und dem Bauherren sichergestellt werden. Dies gewährleistet einen transparenteren, schnelleren und sichereren Prozessablauf.